「明日、労働局の調査が入ります」

その時、あなたは即座に必要な書類をすべて提示できる自信がありますか？

派遣業界は、他業種に比べても労働法令の遵守が極めて厳しくチェックされる業種です。

「準備に数日かかる」「どこにあるか分からない」といった状態は、単なる事務の遅れではなく、企業の信頼を大きく損なうリスクを孕んでいます。

さらに、法改正により帳簿の保存期間が実質5年に延長された今、膨大な紙の資料を管理し続けるのは限界に達しています。


このコラムでは、調査がきても慌てないための「法定三帳簿」の基礎知識と、デジタル化による効率的な備えについて解説します。

派遣会社が備えるべき「法定三帳簿」と保存義務の落とし穴

まずは、派遣会社が必ず整備しておかなければならない「法定三帳簿」をおさらいしましょう。

労働者名簿	スタッフの氏名、生年月日、履歴などを管理。
賃金台帳	給与計算の根拠となる、手当や控除を含む詳細な記録。
出勤簿（勤怠記録）	労働時間、休憩、休日出勤などを客観的に記録したもの。

ここで注意すべきは「保存義務期間」です。法改正により原則5年（当面の間は3年）へと延長されました。

退職したスタッフの資料も含め、数百人、数千人規模の書類を物理的に紛失・劣化・情報漏洩のリスクなく保管し続けるのは、至難の業といえます。

調査で厳しくチェックされる「派遣特有」のポイント

労働局の調査では、単に「書類があるか」だけでなく、その内容の整合性が厳しく問われます。

派遣先からの「就業状況報告書」との一致	自社の勤怠データと、派遣先から届く報告書に矛盾がないか。
36協定と特別条項の管理	残業時間が上限を超えていないか、特別条項の適用が適切に記録されているか。
客観的な記録の有無	手書きの自己申告ではなく、システムによる打刻ログなど「客観的な記録」が強く求められる時代になっています。

これらをすべて手作業で照合するのは、担当者にとって過大な負担となります。

派遣会社の帳簿デジタル化が「調査対策」に最強である3つの理由

なぜ今、多くの派遣会社が帳簿のデジタル管理へ舵を切っているのでしょうか。

① 検索性が高く「即座」に出力できる

「3年前の〇〇さんの記録を出してください」と言われた際、数クリックで抽出・印刷できるスピード感は、調査担当者に対しても「管理が徹底されている」という好印象を与えます。

② データの整合性を自動チェック

出勤簿（勤怠）と賃金台帳が連動していれば、転記ミスや計算ミスによる指摘を未然に防ぐことができます。

③ 物理的な保管スペースがゼロに

クラウド管理なら、オフィスを圧迫する大量のバインダーから解放されます。

バックアップ体制も整っているため、災害や紛失のリスクも最小限に抑えられます。

「メッキー派遣管理」で実現する、一歩進んだコンプライアンス体制

弊社のクラウド型システム「メッキー派遣管理」は、派遣会社の事務負担を軽減し、健全な運営をサポートします。

派遣法に即した帳票出力機能	派遣元管理台帳や就業条件明示書など、三帳簿以外の重要書類も一括管理。必要な時に必要なデータを素早く参照できます。
「スタッフ台帳」による効率的な情報管理	労働者名簿の代替として、スタッフの基本情報を網羅した「スタッフ台帳」の出力が可能です（※）。散らばりがちな情報を集約し、管理の属人化を防ぎます。
法改正への柔軟な対応	法改正のたびに管理フォーマットを手修正する手間はありません。システムがアップデートされるため、常に最新の基準で運用できます。

※「スタッフ台帳」では「職種」および「退職事由」の項目は含まれませんが、日々の主要な管理業務をデジタル化することで、事務作業の効率を飛躍的に向上させ、調査への準備時間を大幅に短縮できます。

まとめ

「守り」のデジタル化が、最終的には会社を法的リスクから救います。労働局の調査への対応は、問題が起きてからでは間に合いません。平時からの「デジタル備蓄」こそが、唯一かつ最強の解決策です。


「いつ調査が来ても大丈夫」という精神的余裕を持ち、本来の業務であるマッチングやスタッフフォローに専念できる環境を、「メッキー派遣管理」で整えてみませんか？