2022年2月9日
派遣社員における勤怠管理の重要性とは？
テレワークやフレックス勤務など、ワークスタイルが多様化している現代。
派遣社員の勤怠管理はしっかりできていますか？
「さまざまな業務形態に対応しきれない」
「派遣社員の数が増えて管理が難しくなった」
「入力ミス・計算ミスが多く効率が悪い」
こういった勤怠管理の課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、派遣社員の勤怠管理の重要性や課題について説明していきます。
勤怠管理の課題を解消する役立つツールも最後に紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
勤怠管理とは？
派遣会社の勤怠管理とは、派遣社員の労働時間（始業・終業・休憩）を記録・管理すること。
この勤怠情報に基づいて、適切な給与が派遣社員に支払われます。
特に規定はないため、タイムシートへの打刻・紙の出勤簿に記録するなど、勤怠管理の方法派遣会社によってはさまざまです。
最近では、勤怠管理システムを導入して管理する会社も増えています。
【関連記事】【脱アナログ】人材派遣の勤怠管理のスマート化
勤怠管理がなぜ重要なのか？メリットを紹介
派遣社員の勤怠管理は重要です。
なぜなら、適切な勤怠管理は派遣会社にとって「義務」であるからです。
派遣会社には「労働者派遣法」という制度があり、これを遵守しなければ違反となります。
参考：https://www.mhlw.go.jp/bunya/koyou/haken-shoukai15/dl/01b.pdf
また勤怠管理を適切に行うことは、未然のトラブル防止につながります。
近年、サービス残業や長時間労働などが問題視されてきました。
労働時間が適切に管理できていない会社は、派遣社員とのトラブルを引き起こします。
正しく給与が支払われない環境では、苦情の申し入れや離職を招き、信頼を失ってしまうでしょう。
さらに適切な勤怠管理を行うことで、以下のようなメリットをもたらします。
【適切な勤怠管理を行うメリット】
・派遣法の法律違反を防げる
・クリアな企業のイメージアップにつながる
・給与の未払い、サービス残業が防止できる
・派遣スタッフとの信頼を構築できる
このように適切な勤怠管理は義務であり、派遣スタッフとの信頼構築のためにも重要だと言えます。
派遣社員の勤怠管理はどこまで必要なの？
正社員雇用と大きく違うのは、派遣元と派遣先の2者がいるところ。
派遣社員の勤怠管理は、責務が派遣元と派遣先で分担されています。
管理すべき項目を簡単にまとめると以下の通りです。
派遣元・・・給与計算・賃金の支払い
派遣先・・・始業・就業・休憩時間など労働時間の管理
この2者が連携して派遣社員の勤怠管理を行っていく必要があります。
それぞれさらに詳しくみていきましょう。
派遣元企業で必要な管理項目とは
派遣元の詳しい管理項目は以下の通り。
・賃金・時間外労働の割増賃金の支払い
・有給の付与・管理
・労災保険、災害補償
・苦情やクレーム対応
・就業規則の明示と説明
・労働・社会保険の適応（労働時間による）
派遣元は、主にお金（賃金・有給・労災など）に関わる業務を担当します。
派遣社員はあくまで派遣元と契約を結んでいるためです。
派遣先企業で必要な管理項目とは
派遣先の詳しい管理項目は以下のとおり。
・労働時間の管理
・休憩時間の管理
・有給の取得
・安全・衛生面の管理
・パワハラやセクハラの防止
派遣先は、現場での労働時間の管理が主な責務となります。
派遣元と派遣社員で交わされた、36協定（サブロク協定）の内容を超えての労働や休日労働は違反となるため、しっかり現場での管理が必要です。
派遣社員の勤怠管理における課題
正社員雇用と違って、勤怠管理は派遣元と派遣先の連携が欠かせません。
こういった派遣社員特有の複雑な勤怠管理には問題が生じやすく、課題が多くあります。
・リアルタイムで労働時間が把握できない
まず課題の1つとして挙げられるのが、派遣元が「リアルタイムで労働時間の把握ができない」という点です。
労働時間の管理は主に派遣先が担っており、派遣元が労働時間を確認するには1ヶ月ほどのラグが生じます。そのため、「協定に反した時間外労働が行われていないか」「労働時間に虚偽がないか」など、この間は確認ができません。
長時間労働やサービス残業を改める対応も遅くなってしまいます。
・勤怠管理の煩雑さ
2つ目は、派遣元の勤怠管理業務の負担が大きい点です。
上記で説明したとおり、リアルタイムで確認ができないため、タイムカードや出勤簿の記入ミスや記入漏れがあってもすぐに気付けず対応が遅れます。
こういったミスの訂正や入力し直しは、月末に膨大な勤怠情報を集計する派遣元にとって大変骨の折れる作業です。
間違えがあれば差し戻しや事実確認のためにさらに時間がかかることに。
派遣先によってタイムシート・出勤簿・エクセル管理など、管理方法も異なり、これらを集計し精査する作業の負担は大きいでしょう。
テレワークにおける勤怠管理
近年では「テレワーク」を導入している企業も多く、派遣業界も同様に「テレワーク派遣」という働き方が増えつつあります。
職種にもよりますが、派遣会社は積極的にテレワークの働き方を取り入れていくべきでしょう。
テレワーク希望の人材や、テレワークを導入して全国から優秀な人材を求める企業はこの先も増えていくからです。
新型コロナウイルス感染防止の観点から、国も派遣社員のテレワークを推奨しています。
参考記事：https://www.mhlw.go.jp/content/11600000/000652938.pdf
派遣会社でテレワークの仕事を扱うためには、必然的に勤怠管理のシステム化が必須となります。
当然ながら従来のタイムシート・紙の出勤簿では、テレワーク対応は不可能。
派遣社員が自宅から始業・終業・休憩の打刻ができ、それを派遣元・派遣先で把握できるような勤怠管理システムが望ましいです。
従来のままシステム化せずにいれば、優秀な人材や見込み客を取りこぼしていくことになり、ひいては派遣業界で取り残されるリスクがあります。
テレワークに対応するためにも、勤怠管理の方法を変えていく必要があるでしょう。
【関連記事】人材派遣会社のテレワーク化のメリットや課題
勤怠管理に役立つツール
派遣社員の勤怠管理の課題を解消するためにも、勤怠管理システムの導入が必要です。
勤怠管理システムは、上記で説明した課題を解消するだけでなく、業務効率化などの多くのメリットがあります。
とはいえ、派遣業務に合った最適なシステムを選ぶのは難しいもの。
そこで勤怠管理に役立つツールとしてご紹介したのが、人材派遣会社向け業務管理ソフト「メッキー派遣管理」です。
メッキー派遣管理は、人材派遣業務に特化しており、勤怠管理を含めてさまざまな機能が備わっています。
メッキー派遣管理の役立つ機能
メッキー派遣管理は、派遣業務を知り尽くしたエンジニアにより設計されており、業務にフローに沿った豊富な機能が特徴です。
勤怠管理の機能では、始業・終業を入力するだけで給与を自動計算し、計算ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
さらに派遣社員が自ら打刻ができ、毎月の勤怠情報の入力作業を軽減してくれます。（モバイルオプション機能）
クラウド型のツールのため、インターネット環境であればどこからでもログインして最新の情報をリアルタイムで確認できます。
派遣元・派遣先が連携して情報共有できるため、労働時間に問題がある場合もすぐに迅速な対応ができるでしょう。
今までの勤怠管理の課題を解消し、テレワーク対応も可能になるツールと言えます。
まとめ
本記事では、派遣社員における勤怠管理の重要性について紹介しました。
勤怠管理は、派遣元・派遣先の義務であり、適切に管理する必要があります。
派遣社員との信頼構築のためにも、不備や間違いは避けるべきです。
勤怠管理で生じる課題を解消するためにも、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
自社にどう生かせるか？自社の業務に合っているツールであるか？
勤怠管理にお悩みの方は、まず無料体験を通して見極めてみてはいかがでしょうか。