2023年6月13日
電子帳簿保存法はいつから義務化？今必要な対策とは
2022年1月より改正されたのが記憶に新しい電子帳簿保存法。大きなポイントとなったのは、請求書や領収書などの書類を紙で保管できなくなることです。これまで書類を印刷して保管していた個人・法人は、保存方法の見直しが迫られています。
あなたは準備ができていますか？電子帳簿保存法の義務化は迫っています。
今回は、電子帳簿保存法の内容とともに、いつから義務化されるのか、今準備するべき対策についてご紹介します。
電子帳簿保存法は、2024年1月1日から義務化
電子帳簿保存法が施行されたのは1998年に遡り、直近では2022年に大きな改正がおこなわれました。この改正により一定の要件を満たした電子データの保存が可能になり、電子データとそれに係る取引情報の保存義務が定められたのです。つまり従来の紙での保存ができなくなったのです。
しかしこの保存義務が正式に課せられるのは、2024年1月1日から。今は（2023年5月現在）この経過措置として、2023年12月31日までは「電子帳簿保存法の宥恕（ゆうじょ）」の期間が設けられ、紙の保存が認められている状況です。
とはいえ2024年1月から義務化されることから、現在はこの義務化に向けて準備するべき期間であるといえるでしょう。
法人や個人、いずれにしろ請求書や領収書などの電子データ及び、それに係る取引情報をデータを保存する必要があります。
電子帳簿保存法とは？3つの主な保存区分
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を、一定の要件を満たしたうえで電子データで保存することを認める法律です。
電子帳簿保存法で認められている、3つの主な保存区分には「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」があります。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、データで作成された帳簿や書類をそのままデータとして保存することを指します。
例えば自社でエクセルや専用ソフトを使って作成した、国税関係帳簿（仕訳帳・総勘定元帳等）や決算関係の書類などです。
スキャナ保存
スキャナ保存は、紙で受領・作成した書類をスキャンしたり、携帯で撮影するなどして、画像データとして保存することを指します。
例えば、取引先からの領収書、自社で作成した見積書や請求書などです。また、ウェブサイト上に表示される、領収書などをスクリーンショットする方法も、スキャナ保存として要件を満たせば認められています。
電子取引
電子取引とは、データで授受した取引情報をデータ保存することを指します。
例えば、取引先とメールにて請求書や領収書のやりとりをしていた際や、ECサイトにて取引があった場合などの取引情報のことです。請求書や領収書を、オリジナルデータの状態で保存することが原則となります。
電子帳簿保存法の要件を満たす保存方法とは
電子帳簿保存法には一定の要件が定められており、これを満たした上でデータを保存しなければなりません。電子データ保存時の主な4つの要件は次の通りです。
- システム概要に関する書類の備え付け
- 見読可能装置の備え付け
- 検索機能の確保
- データの真実性を担保する措置
この4つの要件のうちの「システム概要に関する書類の備え付け」は、データ作成ソフトのマニュアル等が備わっていることを指します。また「見読可能装置の備え付け」は、保存データが確認できるPCやアプリが備わっていることを指しています。これは、データ保存を行う上で必要不可欠な要素であり、ほぼ要件を満たしているケースがほとんどであるといえるでしょう。
上記で示した要件のうち、重要となるのが「検索機能の確保」と「データの真実性を担保する措置」についてです。
検索機能の確保
検索機能の確保は、「日付・金額・取引先」で検索できるようにすることです。専用のシステムを導入したり、簡易的に索引簿を作成または、規則的なファイル名を設定するなどして対応する必要があります。
詳しい対策については後述します。
データの真実性の担保
データの真実性の担保は、保存したデータを改ざんできない何らかの措置を講じ、真実性を担保することです。内容が削除・修正された際に履歴が残るソフトの活用や、タイムスタンプの付与によって日付がわかるようにするなど、工夫をする必要があります。
同じく詳しい対策については後述します。
電子帳簿保存法の義務化に向けた対策
前述した電子帳簿保存法の要件を満たし、2024年からの義務化に向けて、今するべきことはなんでしょうか？
電子帳簿保存法を導入せず、従来のやり方のみを続けた場合、電子帳簿保存法違反として罰則を受ける可能性があります。
特別控除が受けられない、100万円以下の過料を徴収されるなど、罰則のリスクを避けるためにも、今から取り組むべき対策を考えていきましょう。
電子取引データを保存する
現在も紙による保存をしている場合は、徐々に電子データへ移行していきましょう。電子取引に該当するデータを一度整理し、保存場所を定め、業務フローの見直しが必要です。
保存が必要となる書類は、請求書・領収書・契約書・見積書・契約書などはもちろん、やりとりしたメールの内容に取引情報が記載されている場合は、そのメールをデータとして保存する必要があります。
〈電子取引情報に該当する主な例〉
- メールにて受領した請求書などのPDFデータ
- ECサイト上でスクリーンショットした領収書の画像データ
- 紙で受領した書類のスキャンデータ
- システムを利用して作成した決算関係の書類電子データ
- クレジットカードなどの利用明細データ
改ざん防止措置をとる
電子帳簿保存法の要件で説明した通り、保存データの真実性の担保が必要です。具体的には、改ざん防止措置として、次の4つのうちいずれかを行う必要があります。
- タイムスタンプが付与されたデータを授受・保存する
- データを受領した日にタイムスタンプを付与・保存する
- データの修正や削除が記録される、または禁止されたものを利用して保存する
- 改ざん防止のための事務処理規程を定めてこれを遵守する
最も簡易的な措置としては、「改ざん防止のための事務処理規程を定めてこれを遵守する」方法です。電子データの取り扱いに関する規程は、国税庁が例として活用できるサンプルを公開していますので、参考にしてみてください。
日付・取引先等の検索機能を確保する
電子帳簿保存法の要件として、検索機能の確保がありました。この要件を満たす対策として、表計算ソフトなどで索引簿を作成しておく方法と、保存データに規則的なファイル名を付けて管理する方法が挙げられます。
表計算ソフト（エクセルやGoogleスプレッドシート）などを用いて、索引簿を作成することで、検索機能の確保ができます。
また、データのファイル名に日付・金額・取引先を入力して規則性を持たせることで、簡易的に検索機能の確保が可能です。例えば、2022年10月15日に〇〇株式会社から受領した5万円分の請求書であれば、次のようなファイル名で作成できます。
（例）20221015_50000_〇〇㈱
特定のフォルダに集約し、保存することでフォルダの検索機能を確保できます。
ソフトウェアを導入して効率を上げる
電子帳簿保存法の義務化に向けて、ソフトウェアの導入も検討すべきです。電子取引データの保存は、ソフトがなくても対応できます。しかし、ソフトを導入することで業務効率が上がり、従業員の作業負担の軽減にも貢献できるでしょう。
デジタル化や効率化の観点から、ソフトウェア導入も1つの方法であると、国税庁からも述べられています。
ソフトウェア導入の際は、自社の業務に合ったソフトの選定が重要です。
業務の効率化・デジタル化が叶う人材派遣管理ソフトなら「メッキー人材派遣」
電子帳簿保存法は、2024年1月1日から電子データの保存が義務化されます。今は、この義務化に向けた準備期間であるといえるでしょう。データを保存する際は、定められた一定の要件を満たした上で電子データを保存することが求められます。
人材派遣管理ソフトの「メッキ−人材派遣」は、電子等簿保存法の要件の1つである、データ真実性を担保するうえで必要なタイムスタンプの付与が可能です。このタイムスタンプを付与することで、電子帳簿保存法に準じたデータの保存が可能となります。
特に人材派遣業務では、取引先や派遣スタッフとさまざまな契約書を取り交わします。メッキ−人材派遣は、電子承認システム「freeeサイン」と連携し、契約書面の作成・取引先に送信・契約締結・ファイル管理が可能です。人材派遣の日々の煩雑な業務を効率化します。
電子帳簿保存法に向けて、業務の効率化及びデジタル化を目指したい方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。初めての方向けに、安心のフリープランのご用意もあります。まずはお気軽にご相談ください。