人材派遣業の契約書にまつわる業務は多岐に渡ります。短期の雇用契約で何度も契約を取り交わさなくてはいけないケースもあり、煩雑化しやすい業務の1つです。

しかし今では、派遣契約の電子化が認められています。これを機に、電子化・ペーパーレス化に取り組んでいる人材派遣会社も多いのではないでしょうか。

今回は、契約書の電子化がもたらす業務効率化のメリットと電子化にあたって注意すべき点を解説します。人材派遣の契約書の電子化をサポートする、おすすめのソフトも紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

法改正による派遣契約書の電子化

従来は、派遣契約における電子契約は認められておらず、必ず書面による契約が必要でした。しかし法改正により、2021年1月1日から派遣契約書の電子化が解禁。今では、契約のために直接人材派遣会社のオフィスに行かなくとも、メールでのやり取りで契約を交わすことができるようになりました。

参考：厚労省「労働者派遣契約に係る事項の電磁的記録による作成について」

人材派遣業は短期契約や日雇いがあるため、短期間で雇用契約をいくつも交わす性質があり、契約書にまつわる業務が煩雑化していたことが法改正の背景にあります。

契約書の電子化による主な3つのメリット

派遣契約の電子化によって、課題となっていた煩わしい業務の負担が軽減できます。具体的には、以下のような3つのメリットがあります。

印刷なし・押印なし・郵送なし

これまでの書面の契約書がペーパーレス化することで、印刷・押印・郵送といった作業工程を省けて業務負担を軽減できます。印刷することでかかっていた紙代・インク代のコストカットにも繋がります。

ハンコではなく電子署名で契約の承認ができるため、わざわざ押印のために社員が出勤することも、相手側に来社してもらうことも不要です。

郵送の必要もなくメールでPDFを送るだけで日数がかからず、切手代・封筒代といったコストも削減します。これにより大幅な業務負担の軽減と効率化ができるでしょう。

保管・管理が容易になる

紙の契約書の場合、契約書原本をファイリングして適切に保存しなければなりません。多くのスタッフを抱える人材派遣会社の契約書の数は膨大です。物理的なスペースも必要になるほか、数が多くなれば多くなるほど管理しきれずに、必要なときに必要な書類を取り出すことも容易ではありません。

これをペーパーレス・データ化してクラウド上に保管できれば、管理も容易になります。必要な書類をいつでも簡単に取り出すことができ、書類の紛失・破損の心配も少なくなります。

テレワークに対応できる

テレワークは、人材派遣においても広く浸透してきている働き方です。テレワークができる求人を探している求職者も近年多くなっています。

契約書を電子化すれば、こういったテレワークの求人の取り扱いができるようになり、多くの求職者を全国から募集できるようになります。

結果として優秀な人材を確保でき、事業の拡大にも繋がるといえます。

労働派遣契約を電子化する際の注意点

契約書の電子化には多くのメリットがありますが、注意するべき点もあります。次に挙げる点を踏まえながら、書類の電子化を進めましょう。

電子化するためのシステム導入が必須

電子化するにあたって、ハンコの代わりの電子署名や契約書を保存するためのクラウドといったシステムの導入が必要になり、導入コストがかかります。電子契約のソフトは多くありますが、自社の業務に合ったシステムを導入することが大切です。

月額払いで機能によってプランがいくつか組まれているので、コストも踏まえてシステム導入を検討してみましょう。

電子化にあたって取引先からの理解が必要

契約は2社間で交わすものですので、当然取引先にも電子化について理解してもらう必要があります。書面での契約にこだわる企業や、電子化ができていない企業には、電子化するメリットを伝えて協力してもらいましょう。

とはいえ強要することはできないので、取引先によってはこちらが柔軟に、電子データと紙媒体のハイブリッドで対応しなければならないこともあります。

書類原本改ざんのリスク

電子化された書類は紙媒体と異なり、簡単に内容を変更したり複製したりできるため、改ざんのリスクがあります。そのため「改ざんされていない原本である」という証明が必要です。この証明に必要なのが、タイムスタンプです。タイムスタンプは「原本性」を証明するために、電子データと時刻を組み合わせて構成されたスタンプのことです。

このタイムスタンプがあることで「スタンプが付与された時刻から変更を受けていない」という証明になります。電子化した書類を保存する際は、書類によってタイムスタンプが必須になることがあるので、これに対応できるシステムを選びましょう。

契約書を電子化して業務負担を軽減するなら「メッキー派遣管理」

人材派遣会社の契約書にまつわる業務は膨大で、かしこく電子化することで業務負担を軽減できます。しかし電子化するには、適切なシステム導入と取引先からの理解を得ないといけません。また電子データを適切に保存するために、タイムスタンプに対応しているシステムが好ましいといえます。

そこでおすすめなのが「メッキー派遣管理」です。派遣業務を知り尽くしたエンジニアにより設計されており、業務フローに沿った豊富な機能があるのが特徴。一部の業務だけでなく、スタッフ管理、クライアント管理、受注管理、請求管理、給与管理の煩雑な派遣業務を網羅し、データを統一、集約できます。

電子帳簿保存法にも対応

電子帳簿保存法は、書類の電子データ保存を認める法律のことを指します。1998年に成立した法律ですが適用要件があり、この要件に満たす適切な保存・管理をしなければなりません。

その1つがタイムスタンプです。帳簿・決算関係書類・証憑書類に関しては、改ざん履歴がないと電子保管が認められていません。電子データの信憑性を維持するために、電子化する際の注意点として先述したタイムスタンプが必要になるのです。

メッキー派遣管理は、タイムスタンプ付きでPDFを作成・送付・締結。電子帳簿保存法に準じた適切な電子データの保存ができます。

クオリード内で契約書発行〜締結までを完結

メッキー派遣管理では、電子契約サービス「freeeサイン」と連携しています。契約書面の作成・取引先に送信・締結・ファイル管理をクオリード内で完結でき、契約書にまつわる業務を軽減します。

※お選びいただいたオプションによって、一度「freeeサイン」にログインが必要になる場合もあります。

派遣契約の電子化を進めたい方は、電子帳簿保存法にも対応した「メッキー派遣管理」をぜひご検討ください。

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