2023年7月12日
派遣社員のタイムカード保存期間は5年！正しい保存方法を解説
タイムカードの保存期間は5年間であることはご存知でしょうか？2020年の労働基準法の改正によって、3年間から5年間に延長されました。保存期間中に適切に管理されていないと、是正勧告や罰則が与えられ、会社としての信頼を失いかねません。
本記事では、タイムカード保存義務の背景をご紹介しながら、正しい保存方法やタイムカードの電子化のメリットをお伝えしていきます。
タイムカードの保管が5年必要なのはなぜ？
そもそもタイムカードの保管は、労働基準法109条で義務として定められています。タイムカードのみならず、出勤簿・労働者名簿・賃金台帳など労働関係に係る書類は保管することが義務付けられているのです。
保管しなければならない理由は、以下のようなものがあります。
労働基準監督からのタイムカードの提示
労働基準法は、労働者の労働条件の基準を定めた法律です。労働時間の原則となる、週40時間・1日8時間の労働時間や割増賃金なども、労働基準法で定められている項目です。
これらがしっかり守られているか確認するために、タイムカードやそれに付随する資料は重要な証拠書類となります。労働基準監督から調査が入った場合、書類の提示が求められることがあるため、タイムカードは保存しなければならないのです。
残業代や給与の未払い請求への対応
派遣社員、アルバイトを含めた従業員には、5年前まで遡及して未払い賃金を請求できます。このときに、正当に給与が支払われていたかを証明するための書類として、タイムカードや出勤簿が必要になります。すなわち適切に未払い請求への対応ができるように、5年間は保管しておく必要があるのです。
タイムカードなどが提示できない場合は、保管義務を怠ったとして、給与未払い分の他に罰金や慰謝料の支払いを求められるケースもあります。タイムカードの保存が5年間である背景には、従業員の賃金請求権が5年に延長されたことに関係しています。
タイムカードの保管がされていないと罰金
タイムカードの保管を怠った場合、労働基準法に違反したとして、30万円以下の罰金を求められることがあります。とはいえ、最初は是正勧告により改善を求めるケースが多いようです。この勧告に応じないと、さらなる調査や罰金に処される可能性があるでしょう。
また、企業と従業員間の未払い請求の問題が、訴訟にまで発展した場合、タイムカードなどが重要な証拠書類となります。これらを提示できなかった企業は、多くの場合に企業側が敗訴となり、未払い給与以外に慰謝料などの支払いを命じられるケースがあります。
派遣会社のタイムカードの適切な保管方法
タイムカードなどの書類は5年間保管しなければなりません。
法に準じて適切に保管するための、具体的な保存期間や保管方法を押さえておきましょう。
タイムカード保存期間の起算
タイムカードは、最後に打刻された日が起算日となり、その日から5年間が保存期間となるのが原則です。
例）最終打刻日：2023年6月30日
→保存期間：2028年6月30日まで
しかし最終打刻日より給与の支払いがあとになる場合、給与日を起算日とするケースがあります。
例）最終打刻日：2023年6月30日（給与日は翌月15日）
→保存期間：2028年7月15日まで
派遣社員の場合
原則は、最後に打刻された日が保存期間の起算日です。しかし派遣社員は例外となり、派遣契約の終了日が起算日となります。
派遣社員の勤怠管理は、派遣元管理台帳で管理されています。派遣元管理台帳に最後に記録する日＝派遣契約の終了日であるため、派遣元会社と派遣先会社は、書類の保存期間に関して注意が必要です。
紙のタイムカード保存のポイント
電子化が進む昨今ですが、紙のタイムカードを使用している企業もまだ少なくありません。紙のタイムカードを保存する際に気を付けたいのが、紙の紛失や劣化です。誤って廃棄してしまったり、日焼けで文字が見えなくなってしまうこともあります。
しっかりファイリングして、室温や湿度が高くない環境下で保管するのが理想的です。
とはいえ、5年間で紙の劣化は避けられないため、スキャンしてPDF化し、電子データとして保存するのも1つの方法です。
電子のタイムカード保存のポイント
電子のタイムカードを保存する場合は、紙と同様に紛失のリスクに注意が必要です。誤ってデータを削除しないことはもちろん、万が一のためにバックアップを取っておきましょう。
さらに、社内のデータ共有がしやすくなる一方で、誰でもアクセスできるのは、情報漏洩などのリスクがともないます。従業員の個人情報となるため、アクセスできる人間に制限をかけたり、セキュリティ面も徹底する必要があるでしょう。
派遣会社のタイムカードを電子化するメリット
従業員のタイムカードの情報は膨大で、紙での管理は煩雑です。特に派遣会社は、多くの派遣スタッフを抱え、異なる派遣先ごとに定められたタイムカードの管理・保管が必要になります。作業効率を上げるためにも、書類はできるだけ電子化することをおすすめします。
ここでは、タイムカードを電子化するメリットを紹介します。
情報の取り出しが容易になる
タイムカードを電子化すると、必要な情報を必要なときに取り出しやすくなります。従業員のタイムカードは毎月溜まっていき、管理しなければならない書類は膨れ上がっていき、管理が煩雑になります。
電子化すれば、その膨大な情報の中から検索機能を使って探すことも可能になり、管理がスムーズになります。万が一監査が入った場合も、速やかに情報開示ができ、トラブルを防ぐことができるでしょう。
保管場所に困らない
電子化することで、物理的な保管場所がいらなくなり、スペースの確保や保存に係るファイルなどの事務用品なども不要になります。増え続ける膨大な書類を確保するスペースや保管コストがなくなることも1つのメリットです。
人的なミスを防げる
電子化することで、紙の保存でよくある紛失や書類の破損などの人的ミスを防ぐことができます。万が一紛失してしまった場合も、バックアップがあれば復元が可能です。紙のファイリング作業なども不要になるため、従業員の作業軽減にもつながります。
派遣会社の勤怠管理を電子化するならメッキー派遣管理
タイムカードの5年間の保管義務はしっかり守れていますか？労働基準法違反の罰金はもちろんですが、しっかり守られていないと会社としての信頼を失います。派遣スタッフ、取引先企業からの信頼を損なわないためにも、しっかり管理と保存ができているか社内で確認してみてください。
もし、紙での管理で問題を抱えている場合は、少しずつ電子化に移行することをおすすめします。
メッキー派遣管理は、人材派遣会社のための管理システムです。人材派遣業務における勤怠管理はもちろん、給与管理・クライアント管理・スタッフ管理などさまざまな業務を一元化できます。紙のタイムカードで保存・管理を行っている事業者さまは、電子化のためにも管理システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。
初めての方も始められやすい、フリープランのご用意もありますので、まずはご相談ください。