2023年12月19日
年末調整を電子化するには？メリットや注意点について
毎年やってくる年末調整。
「スタッフがなかなか必要書類を提出してくれない」
「記載内容に誤りがあってやり直し」
「確認作業に時間がかかる」
こういった悩みを抱えている担当者は少なくないのではないでしょうか。
実は年末調整手続きは電子化が可能です。従来の年末調整から電子化することで、よりスムーズに正確な手続きができるようになります。
今回は年末調整の電子化について、電子化する方法やメリット、注意点をご紹介します。
年末調整の電子化とは？
年末調整の電子化とは、これまで紙ベースで年末調整手続きをしていたところを、専用システムを使って手続きができるように電子化したことを指します。従業員は保険会社や金融機関から控除証明書を書面で受領し、その情報を申告書に記載して計算して提出していました。しかし電子化によってシステムに直接入力することで自動計算が可能になり、利便性が向上しました。
年末調整の電子化は、2020年10月以降から導入されています。過去2年に発行した法定調書（税金に関する提出が義務付けられた書類）が種類ごとに100枚以上ある企業は、電子化することが義務とされています。それ以外の企業は電子化の義務はありませんが、業務負担軽減や利便性向上などのさまざまな観点から、年末調整手続きの電子化が推奨されています。
年末調整の手続きを電子化する4つのメリット
年末調整の手続きを電子化すると、従業員と会社側双方にメリットがあります。
具体的には次の4つのメリットが考えられます。
1.従業員の手続きの簡略化
従来の年末調整では従業員が書面の控除証明書を受領し、申告書に手書きで記載していました。また控除額の計算も各自でおこなわなければなりません。電子化することで手続きが簡略化され、従業員の負担が軽減されます。
2.記載の誤りや書類の紛失が減少
受領した控除証明書を万が一紛失してしまった場合、再発行しなければなりません。証明書の再発行や郵送には時間がかかり手間となりますが、電子化することで書類紛失の心配が少なくなります。また手書きによる記載の誤りも少なくなるため、より正確な申告書を作成できます。
3.経理・総務担当者の負担軽減
企業の経理・総務担当者は、従業員から受領した申告書の控除額の検算や各証明書の確認をし、年税額を計算します。抱える従業員が多いほど、確認作業の負担は大きくなります。しかし電子化することで自動計算になり、業務負担が格段に軽減されます。また電子データの控除証明書の場合は、確認が不要になることもメリットです。
4.書類の管理コスト軽減
書面での年末調整手続きの場合、書類を適切に保存し管理しなければなりません。しかし電子化すれば、紙をファイリングする事務負担や場所の確保などがなくなり、管理コストも削減できます。
年末調整の手続きを電子化する際の注意点
年末調整の手続きの電子化には、多くのメリットがありますが、導入する際はいくつか注意点があります。
まずは従業員への周知です。電子化した場合の年末調整手続きの方法やルールをしっかり理解してもらわないと、紙と電子が混在して逆に業務が複雑化してしまうことも考えられます。従業員が申告書を作成するには、専用のシステムを使って入力したり、電子データを受け取って添付したりする作業があります。PCやスマホに不慣れな従業員には、しっかりした説明とサポートが必要になるでしょう。
また電子化にあたってはシステムの導入も欠かせないため、業務に合った適切なシステムの選定も重要です。
スムーズに電子化に移行するなら、これらを考慮したうえでおこないましょう。
年末調整を負担に感じている担当者は7割
2023年10月におこなわれた「派遣会社の年末調整業務に関する実態調査」では、年末調整業務の担当者の約7割は「業務が負担になっている」と回答しています。さらに約6割の企業は電子化を導入しておらず、従来の方法で年末調整手続きをしていることがわかりました。
特に多い課題として、期日までに年末調整の申告書を回収できない、記入した内容に誤りがあるなどが挙げられます。また約8割以上の派遣会社が、今後電子化を導入したい意向があるといいます。
年末調整の業務負担はどこの企業でも課題となっていますが、多くの派遣スタッフを抱える人材派遣会社は特に業務負担を感じているといえるでしょう。
年末調整の電子化を導入する方法
年末調整の電子化を導入するには、まず管轄の税務署長へ承認申請書の提出が必要でした。しかし令和3年4月1日から承認申請の提出は不要となっています。
電子化導入にあたり、次のような事前準備が必要になります。事前にチェックしておきましょう。
システムの選定・導入・カスタマイズ
年末調整の電子化には、従業員から受領した申告書や控除証明書のデータを取り込む必要があります。受領したデータをインポートさせるための給与システムが必須なため、まだシステムを導入していない場合は、適切なシステムの選定と導入が必要です。既存の給与システムがある場合は、インポートできるようにカスタマイズする対応が求められます。
従業員への周知とフォロー
電子化にあたっては、事前に従業員に周知しておく必要があります。方法やルールをしっかり説明し、不慣れな従業員にはフォローが必須です。システムの使用方法などをマニュアル化したものを配布しておくのもよいでしょう。従業員への配慮ができていないと、スムーズに電子化ができないことはもちろん、かえって混乱を招いてしまう恐れがあります。
人材派遣会社の年末調整を電子化するなら「メッキー派遣管理」
年末調整業務は毎年骨の折れる作業ですが、これが効率化できたらかなりの業務負担軽減になります。電子化への事前準備やシステム導入は手間がかかることもありますが、のちに多くのメリットが得られるはずです。
「メッキー派遣管理」は、人材派遣業務に特化した管理ソフトです。人材派遣業務におけるクライアント管理・スタッフ管理・勤怠管理・給与管理などさまざまな業務を一元化できます。派遣会社のさまざまな業態に対応できるオプション機能の追加やカスタマイズが可能で、企業の要望に合わせて改修できます。
メッキー派遣管理の年末調整（標準対応）
メッキー派遣管理の年末調整の標準対応では、書面で回収した扶養控除申告書をもとにシステムに入力することで自動計算が可能です。システムにある毎月の給与データと入力した申告内容が連携することで、正確な計算ができます。
【標準対応の手順や機能】
- 紙ベースの扶養控除申告書や控除証明書を回収
- 申告書や証明書の内容を1名ずつシステムに入力
- 年調年税額は、給与データと入力内容をもとに自動計算
- 源泉徴収票・源泉徴収簿を発行
- elTAXへ取込可能なCSVデータの掃き出し
カスタマイズで年末調整の完全電子化も可能
標準対応の機能だけでなく、さらに電子化したい場合はカスタマイズが可能です。どこまで電子化したいのかのご要望に合わせて、機能の追加や改修ができ、年末調整の完全な電子化もできます。
パッケージシステムの標準対応では自社に合わない、完全に電子化を目指したいという場合は、要望に合わせて最適な解決策をご提案します。
初めての場合でも試しやすい、初期費用・月額費用が無料のフリープランのご用意もあるので、まずはお気軽にご相談ください。
年末調整や日々の派遣業務負担を軽減したい方のサポートをさせていただきます。