2021年7月26日
【人材派遣業界】業務効率化で作業負担を軽減させる方法とは
登録スタッフ、派遣先企業などの膨大な情報を抱える人材派遣会社。
その業務は多岐にわたり、効率化しないと社員の過度な負担となります。
「人手不足で仕事が回らない」
「業務がおわらず残業する社員が多い」
「作業負担を減らしたい」
こういった現状にお悩みの人材派遣会社は多いのではないでしょうか。
この記事では人材派遣業務における煩雑な作業の効率化、作業負担を軽減する方法について解説していきます。
業務を見直し、効率化することで、今ある人員で仕事を回すことができるようになります。人材派遣業務の効率化に役立つ管理ソフトも紹介しますので、ぜひ最後までチェックしてみてください。
人材派遣業が抱える課題
人材派遣業務には、膨大なスタッフ・派遣先企業情報に加えて、勤怠・給与管理・マッチング作業といった人材派遣ならではの業務があります。
ここでは最初に、人材派遣会社によくある問題や課題の事例を挙げていきます。
１つでも当てはまったら、それは業務の見直しが必要なサインかもしれません。
膨大な情報をエクセルで管理
スタッフや派遣先企業の情報をエクセルで管理している派遣会社は、実は意外と多いものです。
しかしエクセルの管理では限界があり、登録のスタッフが多くなるほど管理が難しくなります。
エクセルの管理は、入力漏れやミスが起きやすく、複数人でファイルを閲覧・編集ができません。
さらにエクセルを使いこなせる社員にムラがあり、感覚的に操作できないところも使い勝手が悪く不便です。
エクセルでの情報管理には限界があるため、効率のよい管理方法を検討する必要があります。
膨大な勤怠情報の入力と複雑な給与体系
勤怠情報を紙のタイムシートに記入し、集めた勤怠情報をひたすら手打ちで入力しているというケースも意外とよくあります。
日々発生するのスタッフ勤怠情報は膨大で、特に月末はこのデータ入力作業が大きな負担となります。
手打ちだと入力ミスが起きやすく、さらに給与計算ミスにつながります。
ひいてはスタッフへ不信感を与えてしまうことになりかねません。
日払い・週払いといった複雑な給与体系にも対応しなければならず、作業が煩雑になりがちです。
各部署との連携、情報共有
営業・総務・コーディネーターなど各部署との連携や情報共有ができていないことも、よく起こりうる問題です。
人材派遣会社はスタッフと派遣先企業の間のいわば架け橋のような存在。
日々のやり取りと十分なフォローを行うには、社内の連携・情報共有が不可欠です。
メールの対応漏れ・返信遅れから、給与計算ミス、請求漏れ・スタッフの離職などの原因につながることも。
こういった問題を起こさないためにも、社内情報の共有・管理を見直す必要がありそうです。
業務効率化するまでの4ステップ
人材派遣会社で起こりうる問題や課題を紹介しました。
例で挙げたような問題・課題を解決するには、やはり業務の効率化が必須です。
しかし、ひとことに「業務効率化」といっても、ただやみくもに取り組んでも成功しません。
順を追って取り組むことが、業務効率化の成功への近道です。
【成功させるための4つのステップ】
- 課題の洗い出し
- 改善すべき業務をしぼる
- 業務効率化の計画と実施
- ＰＤＣＡサイクルを回す
順番に詳しくみていきましょう。
課題の洗い出し
最初に大切なのは、「課題の洗い出し」です。
社内にどういった問題・課題があるか現状を把握しましょう。
例えば、「時間がかかり過ぎている業務」や「重複してしまっている業務」などがそうです。
そういった「ムダ」を見つけ出して、取り組むべき課題を把握することが大切です。
改善すべき業務をしぼる
おおまかな問題・課題の把握ができたら、具体的に効率化を図りたい業務を絞り込みます。
自動化がしやすい単純業務や、発生頻度が多い業務から優先的に取り組むことで成果がわかりやすくなります。
業務効率化の計画と実施
次に、業務効率化を図る業務が決まったら、業務効率化の計画を立てて実行に移します。
業務効率化の方法は、その業務によって異なりますが、「不要な作業工程をなくす」「ソフトを導入する」などといった方法があります。
業務効率化の計画を立てたら、業務改善策を実行し、しばらく運用してみます。
PDCAサイクルを回す
業務改善策を実行後は、成果を検証してみましょう。
実際に効率化できたのかを振り返り、さらに改善すべき点があれば、別の改善案を実施。
これにより業務効率の成果を上げることができます。
このようにPDCAサイクルを回して、さらなる改善を目指しましょう。
PDCAとは、
・Plan（計画）
・Do（実行）
・Check（評価）
・Action（改善）
上記の頭文字をとったもので、業務改善や効率化を図る1つの方法です。
「P→D→C→A」のサイクルを回すことによって、さらに成果が期待できます。
業務効率化のアイディア4つ
業務効率化を成功させるためのステップを4つ紹介しました。
しかし具体的にどういった改善案があるのでしょうか。
ここでは業務効率化の具体的な4つのアイディアを解説します。
無駄な作業をなくす
本当に必要な業務か考え、無駄な業務であればいっそなくしてしまうのも一つの手です。
なくせる業務や重複する業務をなくし、作業工程を減らすことで効率化を図れます。
自動化
仕事量が多い単純な作業は、自動化することで作業量の軽減につながります。
例えば、プログラムやソフトを利用してボタン一つで自動反映。マクロを利用してエクセル・ワードを一部自動化させる、といったことが挙げられます。
外注に依頼する
社内の従業員でなくてもできる作業は、外注に依頼することで従業員の負担を軽減させることができます。
単純作業は外注で、社内の従業員にはより専門性のある作業に集中してもらえます。
管理ソフト・ツールの導入
膨大なデータをエクセルで管理するには限界があります。
そういった場合は、管理ソフトやツールを導入することがおすすめです。
最適な管理ソフトを導入することで、感覚的に操作ができ業務を自動化、簡略化することができます。
ソフトを導入する際は現場の業務に適したソフト選びが重要です。
人材派遣業務効率化に役立つ管理ソフト「メッキー派遣管理」
業務効率化する具体的なポイントの１つとして、管理ソフトやツールの導入を挙げました。
管理ソフトの導入を検討するなら、人材派遣業務に最適なソフトを選定することが大切です。
そこでおすすめしたいのが、人材派遣業務に特化した「メッキー派遣管理」です。
人材派遣業務を知り尽くしたエンジニアが設計しており、充実した機能が魅力です。
煩雑な派遣業務を網羅し、データを統一、集約でき、まさに痒い所に手が届く管理ソフトといえます。
さらにクラウド型ソフトのため、インストールの必要がありません。
インターネット環境があれば場所・時間を問わずログインが可能。
最新の情報を更新・共有することができます。
【関連記事】クラウド型の人材派遣管理ソフトがおすすめな３つの理由
メッキー派遣管理でできること
具体的に「メッキー派遣管理」でどういったことができるのでしょうか。
ここでは、その1部の機能を紹介します。
スタッフ・クライアント管理
メッキー派遣管理は、スタッフと派遣先企業（クライアント）管理システムが備わっています。
登録スタッフの任意検索・履歴書の管理、また空いているスタッフ（休職中）の検索も可能。さらに外国人スタッフの管理もでき、就労ビザや必要な書類の管理も簡単です。
派遣先の顧客情報も一括管理ができます。
会社の基本情報から取引条件まで細かい情報を登録し、必要な時に必要な情報を取り出すことができます。
情報をしっかり管理することで、作業効率を上げ、顧客サービスの向上を図れます。
勤怠管理
勤怠管理には、自動計算の機能が付いています。
勤務開始時刻と終了時刻を入力するだけの簡易的な管理画面で、入力ミスの防止につながります。
さらにモバイルオプションの機能を利用すれば、各スタッフが自分で勤怠入力ができるので、2重の入力作業を解消します。
勤怠のデータと給与管理が紐づけされているので、給与計算の作業も大幅に軽減できます。
給与・賞与管理
前述したとおり、給与・賞与管理は勤怠のデータと紐づけされ、正確に自動計算されます。
さらに各種手当や複雑な日払い・週払いの給与体系に対応。
これにより、給与計算のミスを防ぎ、作業負担を軽減します。
月末の勤怠情報の入力作業の負担を大きく減らすことができます。
請求書管理
請求書管理において、各顧客の締め日や支払い条件の把握は重要です。
メッキー派遣管理では、複雑な条件による請求計算や支店ごとの本店集約が可能。
顧客のニーズに応えることができ、請求漏れや請求間違いのミスを防ぐことができます。
契約管理
スタッフと派遣先企業との間の契約内容・状況の管理が行えます。
さらに派遣終了日にも対応し、期日前にお知らせがくるシステムを完備。
契約更新・契約ミスなどを防ぎ、社内の情報共有にも役立ちます。
契約内容が給与計算・請求書計算とも紐づけされている点も大変便利です。
上記で紹介したのは「メッキー派遣管理」の機能のほんの一部に過ぎません。
ほかにも、法令対応・年末調整・統計管理のほか、AIを活用したマッチング機能も備わっています。
詳しくは、メッキー派遣管理の公式サイトにてわかりやすく動画で解説されています。
ぜひチェックしてみてください。
まとめ
「業務効率化」は多くの人材派遣会社の課題です。
仕事が回らないと、人員の増員を検討せざるを得ない場合もあるでしょう。
しかしながら、工夫しだいで大きく業務効率をあげることができ、作業負担を減らすことができます。
さらに最適なソフトを活用することで、既存の従業員だけで仕事を回すことができるようになります。業務に余裕ができることで、ミスの軽減にもつながるでしょう。
情報がバラバラに管理されている。
エクセルの管理に限界を感じている。
入力ミス・請求漏れが多い。
こういった問題を解決するために、ぜひ「メッキー派遣管理」の導入をご検討ください。