日々発生する膨大な勤怠情報を管理する人材派遣業務。

みなさんはどういった勤怠管理をされていますでしょうか。

 

紙のタイムシートに手書きして、派遣先会社に押印してもらい、エクセルに手入力…。

 

こういったアナログな管理をしていませんか？

紙での管理は紛失の恐れもあり、管理に手間がかかる上、エクセルの入力ミスが発生することもあります。

煩雑な勤怠管理業務は、スマート化していくことが大切です。

 

今回のコラムでは勤怠管理のスマート化のメリットや、取り入れるべきシステムや機能を紹介していきます。

 

人材派遣の勤怠管理業務の効率化を図りたい方、システムの導入を検討中の方はぜひ参考にしてみてください。

人材派遣における勤怠管理のスマート化のメリット

 

勤怠管理のスマート化とは、システムやソフトを使って運用・管理のデジタル化をすることです。

 

では勤怠管理をスマート化することで、どういったメリットがあるのでしょうか。

現状のアナログ管理の課題もここで考えてみましょう。

 

派遣会社の勤怠管理における現状の課題

アナログな派遣会社の勤怠管理の課題は、さまざまあります。

 

まずは「膨大な勤怠情報の手入力。」

手書きのタイムシートの情報を、そのままエクセル表に手入力している会社もまだ少なくありません。

 

ひたすら手打ちの作業は、効率が悪く時間もかかる上、入力ミスも発生しやすい作業です。

加えてタイムシートが手書きの場合は、派遣スタッフにより書き漏れ・書き損じも。

ミスが発覚してからの修正は多くの手間をとります。　

 

勤怠情報は給与計算や請求書など、ほかの書類とも関連しているため、修正作業は煩雑化します。そして社員の過度な作業負担、残業につながる負の連鎖です。

 

このような課題を解決するためにも、やはりアナログ管理はスマート化していく必要があります。

 

勤怠管理のスマート化によるメリット

勤怠管理をスマート化することで業務効率化はもちろん、多くのメリットが期待できます。

ここでは適切なソフトを導入し、スマート化することで得られるメリット5つを紹介します。

 

 

場所・時間を問わず最新の勤怠状況を確認

 

勤怠管理ソフトを導入することで、リアルタイムで勤怠状況を管理・確認することができます。

 

クラウド上で情報を管理できるので、場所や時間は問いません。

さらにエクセルのように複数人でのファイルの閲覧・編集に制限もなしです。

入力や修正も簡単に行えるので、大きな手間がなくなります。

 

自宅からでも情報の確認・入力作業ができるのでテレワーク化も実現できます。

 

 

▼人材派遣会社のテレワークに関する記事はこちら

人材派遣会社のテレワーク化のメリットや課題

 

 

給与計算・請求管理を連携させて作業効率化

 

勤怠情報を給与計算や請求管理とひもづけすることで、二重の作業がなくなり作業効率がグンと上がります。

 

勤怠情報から自動で給与計算をし、さらには請求管理とも関連付けて請求漏れを防ぎます。作業効率のアップはもちろん、自動化により入力ミス・計算ミスといったヒューマンエラーを防止することができます。

 

情報の一括管理で社内の情報伝達がスムーズに

 

派遣先会社と派遣スタッフの間をブリッジする派遣会社は、社内の情報伝達も重要です。

 

事務・営業・コーディーネーター、それぞれの情報を別々で管理していると、連携ができず情報伝達・共有も滞ってしまいます。

 

各部門の情報を一元管理することで、連絡漏れ・連絡ミスを防ぎ、情報伝達がスムーズに。

 

連絡遅れ・連絡漏れを防ぎ、しっかりしたフォローをすることで、派遣先会社・派遣スタッフとの信頼関係の構築にもつながるでしょう。

 

 

作業効率化で残業の低減

 

煩雑な作業を効率化することで、過度な作業負担と残業を低減できます。

 

既存の従業員で仕事が回せるようになり、新たな人材の確保や残業代を支払うコストの低減にもつながります。

 

 

登録スタッフによる打刻で作業軽減

 

管理ソフトによっては、モバイルにも対応しており、派遣スタッフ自ら携帯から勤怠の入力ができます。

勤務終了後に、簡単に入力作業ができるので派遣スタッフにとっても嬉しい機能です。

 

入力された情報が自動で収集され、自動で給与計算を行います。

 

派遣会社の勤怠入力の作業負担を大幅に軽減してくれるのは、派遣会社側にも大きなメリットです。

 

 

＜スマート化5つのメリット＞

 

• 場所・時間を問わず最新の勤怠状況を確認
• 給与計算・請求管理を連携させて作業効率化
• 情報の一括管理で社内の情報伝達がスムーズに
• 登録スタッフによる打刻で作業軽減
• 作業効率化で残業の低減とテレワーク化の実現

 

上記のように、勤怠管理をスマート化することで得られるメリットはたくさんあります。

そのためには、派遣業務に適したソフトを選びましょう。

 

 

スマート化に役立つ「メッキー派遣管理モバイル」の便利機能

 

派遣業務に適したソフトとはどういったものでしょうか。

派遣先企業と派遣スタッフの架け橋となる派遣会社の業務は特殊です。

 

勤怠管理ソフトは数多くありますが、派遣業務にそぐわないソフトを導入しても効率化は図れません。

 

また派遣スタッフにとっても扱いやすい操作性で、スマホから勤怠情報が入力できる仕様であることもポイントです。

 

こういった要望をかなえる機能としておすすめなのが、「メッキー派遣管理モバイル」です。

 

「メッキー派遣管理モバイル」は、人材派遣業務管理ソフト「メッキー派遣管理クラウド」と連携して使える便利なオプションサービスです。

 

スマホで勤怠の情報入力・確認ができるほかさまざまな便利な機能を兼ね備えています。

 

ここではその一部を紹介していきます。

 

 

出発・終了連絡

 

派遣業務ならではの出発時間の報告。

当日に派遣先に行けない・来ないスタッフを把握するためにも必要なシステムです。

 

「出発・終了連絡」機能では、直接電話・メールといったわずらわしさがなく、スマホからワンタップで連絡ができます。

 

派遣スタッフ・派遣会社の従業員にとっても情報が楽に伝達でき、両者にメリットがあります。

 

 

勤務時間の打刻

 

 

 

派遣スタッフは各自のスマホから、勤務終了後に勤務時間の打刻ができます。

入力された勤怠情報は自動で集計、給与計算されます。

 

また誤って入力ミスをしてしまった場合も、派遣スタッフ自ら勤務時間の修正や削除が可能です。

 

これにより、派遣会社の従業員の大幅な作業の軽減が期待できます。

 

 

給与明細の確認

 

 

 

給与明細の確認もWEB上・スマホにて確認ができます。

紙の給与明細を印刷して、各スタッフの住所に郵送する手間もなくなります。

 

スマホから気軽に確認ができるのは、派遣スタッフとっても便利な機能ですね。

 

 

スケジュール確認・シフトの申請

 

 

スマホでスケジュールの確認も可能です。

 

各自でシフトをすぐに管理できるので、勤務日や場所・時間などの間違い、勘違いを未然に防ぐことができます。

 

スマホから出勤可能日を申請できるので、こちらからスタッフに都合を尋ねたり、出勤可能日提出の催促をする手間も少なくなるでしょう。

 

シフトも組みやすく、突発的な単発の仕事にもすぐに対応ができます。

 

＜オプション機能＞事業報告書出力

派遣会社にとって煩雑な業務の１つ、労働者派遣事業報告書。

事業報告書は、派遣スタッフの契約情報などさまざまなデータを元に作成しなければなりません。

提出期限が設けられており、期限までに提出できない場合は罰則または業務停止となることも。

「メッキー派遣管理モバイル」では、派遣管理ソフト「メッキー派遣管理」の情報から、ワンストップで事業報告書を自動出力できる機能があります。

事業報告に必要な各項目のデータをシステムで集計し、労働局にて配布されている様式に合わせ作成・出力。

エクセル形式で出力されるため、その後の編集や調整も可能です。

イチからの手作業で事業報告書を作成する必要はなくなり、毎年の提出期限に追われるストレスから解放されるでしょう。

業務のクラウド化で現場の効率化が上がる「メッキー派遣管理クラウド」

 

 

「メッキー派遣管理モバイル」は、「メッキー派遣管理クラウド」と連携することで効果を発揮します。

 

「メッキー派遣管理クラウド」は、人材派遣会社向け業務管理ソフトです。

合わせて活用することでスマート化と共にクラウド化で、作業の効率が上がります。

 

派遣業を知り尽くしたエンジニアにより設計されており、あらゆる派遣業務を網羅し、データを統一、集約できます。

 

＜メッキー派遣管理クラウドの主な機能＞

 

・スタッフ管理

・クライアント管理

・契約管理

・受注管理

・勤怠管理

・請求管理

・給与管理

 

 

無理なくはじめれるリーズナブルな価格設定で、なおかつ上記のように機能は充実。

 

さらに紹介したい機能が「メッキー派遣管理AI」です。

「メッキー派遣管理AI」は、膨大なデータをAIが自動で解析し、スタッフのスキルに合った仕事を提案してくれる「メッキー派遣管理クラウド」ならではの斬新な機能です。

 

膨大な情報の中から、業務内容にマッチした人材選定をするのは労力を伴います。

 

ミスマッチが起こると派遣スタッフや派遣先会社の不満につながります。

このマッチング作業の大きな手間を軽減し、データに基づいたより正確な選定でミスマッチングを防ぎます。

 

派遣スタッフ本人も気づいていないおすすめ業種・職種が見つかることも。

 

詳しくはこちらの記事をチェックしてみてください。

＜AIマッチング＞

【AIによるマッチング！？　人材派遣は新しい時代へ】

 

 

最後に

 

 

「メッキー派遣管理モバイル」は勤怠管理のスマート化に役立つ機能が備わっています。

 

スマホにも対応しており、操作性もシンプルで派遣スタッフにとって使いやすいソフトと言えます。

 

派遣会社の業務は多岐にわたり、勤怠管理だけでなくその他作業も効率化していくことが必須です。

 

アナログ管理のままでは、従業員の作業負担は増えるばかり。

入力ミスや請求漏れ、ミスマッチングなどにつながり、ひいては顧客からの信頼を失いかねません。

 

こういった課題を解決するためにも、ソフトの導入を検討することおすすめします。

 

 

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勤怠管理にお困りの方・導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。